Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

  1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
  • het Kantoor: Oryon nv, een vennootschap naar Belgisch recht;
  • Cliënt: iedere natuurlijke of rechtspersoon die het Kantoor een opdracht geeft;
  • Opdracht: iedere schriftelijk of elektronisch bevestigde dienstverlening door het Kantoor en iedere dienstverlening door het Kantoor die met expliciete goedkeuring van de Cliënt wordt aangevat of voortgezet;
  • Gemachtigden: werknemers, mandatarissen en onderaannemers van het Kantoor die bevoegd zijn om namens de Cliënt op te treden bij nationale, regionale of internationale instanties.

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, opdracht en overeenkomst tussen het Kantoor en de Cliënt.
  2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien zij uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
  3. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de Cliënt wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 3. Aard van de overeenkomst

  1. Tussen het Kantoor en de Cliënt komt een aannemingsovereenkomst tot stand met betrekking tot advies en/of vertegenwoordiging inzake intellectuele-eigendomsrechten.
  2. De verbintenis van het Kantoor is uitdrukkelijk een middelenverbintenis.
  3. Het Kantoor is de enige opdrachtnemer; individuele werknemers, bestuurders, mandatarissen en onderaannemers gaan geen enkele persoonlijke verbintenis aan tegenover de Cliënt.

Artikel 4. Gemachtigden en volmachten

  1. Voor het verrichten van formele handelingen in naam van de Cliënt ten aanzien van officiële instanties, kan het Kantoor een beroep doen op Gemachtigden, die hiertoe over de nodige kwalificaties, certificaties en/of inschrijvingen beschikken. De Opdracht geldt als volmacht ten gunste van het Kantoor als dusdanig, van de met het Kantoor verbonden Gemachtigden als associatie, en van deze Gemachtigden afzonderlijk. Om het optreden van het Kantoor, de associatie, of afzonderlijke Ge­machtig­den toe te laten, kan het in sommige gevallen noodzakelijk zijn een door de Cliënt ondertekende bijzondere volmacht aan de betrokken instanties voor te leggen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, doen dergelijke volmachten geen afbreuk aan de bepalingen van de onderhavige algemene voorwaarden.

 

  1. Deze overeenkomst doet geen afbreuk aan dwingende deontologische en wettelijke verplichtingen die rusten op Gemachtigden als be­oefenaars van een gereglementeerd vrij beroep (in het bijzonder als Europees octrooi­gemachtigde, als Belgisch octrooigemachtigde of als Nederlands octrooigemachtigde).

Artikel 5. Instandhouding van Intellectuele-Eigendomsrechten

  1. Wanneer de Opdracht de instandhouding van een intellectueel-eigendomsrecht betreft, zal het Kantoor vóór elke opeenvolgende vervaldatum de vereiste instandhoudingstaks betalen aan de betrokken overheid, behoudens strijdige instructie ontvangen ten laatste twee maanden vóór de eerstvolgende vervaldatum. Deze taks wordt samen met een behandelingshonorarium doorgerekend aan de Cliënt.
  2. Wanneer de Opdracht de aanvraag of registratie van een intellectueel-eigendomsrecht betreft, wordt deze Opdracht geacht eveneens een instructie tot instandhouding van het betrokken intellectueel-eigendomsrecht te omvatten. Paragraaf 1 is hierop van toepassing.
  3. Wanneer de Opdracht de nationalisatie of de validatie/domicilieverklaring van een octrooi betreft, wordt deze Opdracht geacht eveneens een instructie tot instandhouding van de betrokken regionale of nationale octrooien te omvatten. Paragraaf 1 is hierop van toepassing.
  4. De Cliënt kan te allen tijde een overzicht van zijn door het Kantoor beheerde intellectuele-eigendomsrechten raadplegen op een daartoe door het Kantoor ter beschikking gesteld elektronisch platform. Via dit platform kan desgevallend een instructie verzonden worden om een intellectueel-eigendomsrecht niet langer in stand te houden.

Artikel 6. Uitvoering van de Opdracht

  1. Het Kantoor voert de Opdracht uit naar beste inzicht, vermogen en overeenkomstig de op dat moment geldende professionele standaarden. Het Kantoor zal steeds duidelijk communiceren welke informatie en instructies het van de Cliënt verwacht en wanneer, om de Opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren.
  2. Wanneer de Opdracht betrekking heeft op een procedure waarbij een officiële instantie bevoegd is de uiteindelijke uitkomst (bv. verlening of weigering van een intellectueel eigendomsrecht) te bepalen, is elke uitspraak van het Kantoor over de verwachte uitkomst van deze procedure louter informatief en kan deze nooit aanleiding geven tot enig recht op schadeloosstelling in hoofde van de Cliënt.
  3. De Cliënt verstrekt tijdig alle informatie en instructies die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van de Opdracht. Het Kantoor is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie of instructies van de Cliënt.
  4. Wanneer de Opdracht een procedure bij een officiële instantie betreft en laattijdige informatie of instructies van de Cliënt het noodzakelijk maken om een uitstel aan te vragen bij deze instantie, worden de kosten en eventueel toepasselijke taksen voor dit uitstel doorgefactureerd aan de Cliënt. Wanneer het Kantoor louter om redenen van interne planning een uitstel aanvraagt, draagt het Kantoor hiervoor de kosten en eventueel toepasselijke taksen, zonder dat dit uitstel aanleiding zal geven tot enig recht op schadeloosstelling.
  5. In geval van overmacht worden de verplichtingen van het Kantoor opgeschort.

Artikel 7. Honoraria en kosten

  1. Tenzij anders overeengekomen worden honoraria berekend op basis van werkelijk bestede tijd aan de geldende uurtarieven. In geval van uitzonderlijke complexiteit of hoogdringendheid kan een correctiefactor tot maximaal 1,5 worden toegepast op de uurtarieven. Formele handelingen kunnen worden gefactureerd aan vaste tarieven.
  2. Taksen, kantoor-, en bankkosten worden integraal doorgerekend aan de Cliënt. Indien de Opdracht aanleiding geeft tot prestaties van Gemachtigden buiten de zetel van het Kantoor, selecteert en boekt het Kantoor de vervoersmiddelen en accommodatie en worden de hieraan verbonden kosten doorgerekend aan de Cliënt.
  3. Kostenramingen zijn indicatief en niet bindend.

Artikel 8. Facturatie en betaling

  1. Facturen zijn betaalbaar binnen 15 dagen na factuurdatum. Bij niet-betaling binnen 15 dagen na factuurdatum is de Cliënt van rechtswege en zonder ingebrekestelling in verzuim. In dat geval zijn wettelijke interesten verschuldigd en een forfaitaire schadevergoeding conform de toepasselijke wetgeving.
  2. Bij omvangrijke opdrachten, bij opdrachten die aanleiding geven tot de vooraf­betaling van kosten of taksen, en telkens wanneer het Kantoor dit raadzaam acht, kan de aanvang en/of voortzetting van de werkzaamheden afhankelijk worden gesteld van de betaling van een of meer voorschotten.
  3. De betaling door het Kantoor van instandhoudingstaksen voor intellectuele-eigendomsrechten van de Cliënt is afhankelijk van de betaling van een voorschotfactuur door de Cliënt, behoudens andersluidende overeenkomst.

Artikel 9. Klachten

  1. Klachten over de uitvoering van de Opdracht dienen schriftelijk te worden gemeld binnen 14 dagen na ontdekking en uiterlijk binnen 30 dagen na de betreffende prestatie.
  2. Indien een klacht gegrond is, zal het Kantoor de prestaties herstellen voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Artikel 10. Geheimhouding

  1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie verkregen in het kader van de Opdracht. Deze verplichting blijft bestaan na beëindiging van de overeenkomst.

Artikel 11. Gegevensbescherming

  1. Bij de uitoefening van zijn werkzaamheden verwerkt het Kantoor gegevens van natuurlijke personen, in het bijzonder van de uitvinders, ontwerpers en auteurs van de intellectuele-eigendomsrechten waarop de Opdracht betrekking heeft. Deze verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Cliënt. Wanneer de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van intellectuele-eigendomsrechten dit vereist, zal het Kantoor de relevante persoonsgegevens doorgeven aan de bevoegde autoriteiten, in voorkomend geval via de tussenkomst van een buiten de EU gevestigde agent. De Cliënt erkent dat de Opdracht een instructie tot de noodzakelijke verwerking en doorgifte van deze persoonsgegevens behelst. De Cliënt draagt als verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid om de betrokken natuurlijke personen hierover te informeren en erkent dat het Kantoor louter als verwerker optreedt.

 

  1. Het Kantoor en zijn medewerkers behandelen de aan hen toevertrouwde persoonsgegevens met respect voor de vereiste vertrouwelijkheid. Het Kantoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om deze persoonsgegevens te beveiligen. De hardware- en softwaresystemen van het Kantoor bieden daartoe, als onderdeel van de algemene veiligheidsinfrastructuur, de nodige mogelijkheden en de medewerkers van het Kantoor kregen de nodige instructies ter zake.

Artikel 12. Intellectuele eigendom

  1. Alle door het Kantoor opgestelde documenten, adviezen en werken blijven beschermd door intellectuele-eigendomsrechten van het Kantoor.
  2. De Cliënt verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor interne doeleinden.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

  1. Indien door een foutief handelen of nalaten van het Kantoor of zijn aangestelden enig intellectueel-eigendomsrecht van de cliënt teloorgaat, zal het Kantoor zich inspannen om de wettelijk beschikbare remedies aan te wenden om dit intellectueel-eigendomsrecht te herstellen. Wanneer geen herstel mogelijk is of een verzoek tot herstel definitief is afgewezen, is de aansprakelijkheid van het Kantoor beperkt tot het hoogste van: a) het bedrag uitgekeerd door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering; of b) €250.000 per schadegeval of samenhangende reeks van schadegevallen.
  2. Wanneer de schade bestaat uit andere elementen dan een verlies van een intellectueel-eigendomsrecht, is het in paragraaf 1 vermelde schadevergoedingsplafond van toepassing.
  3. Het Kantoor is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade. Dit geldt ook bij een zware fout.

Artikel 14. Beëindiging

  1. De Cliënt kan de Opdracht te allen tijde schriftelijk beëindigen, al dan niet met opgave van een reden.
  2. Het Kantoor kan de Opdracht beëindigen wanneer de Cliënt in gebreke blijft zijn facturen te betalen of het voorwerp wordt van enige insolventie- of vereffeningsprocedure, door een schriftelijke kennisgeving, zonder dat deze beëindiging aanleiding zal geven tot enig recht op schadeloosstelling.
  3. Het Kantoor kan de Opdracht ook beëindigen door een schriftelijke opzegging, al dan niet met opgave van een reden, met een opzeggingstermijn van niet minder dan één maand, zonder dat deze beëindiging aanleiding zal geven tot enig recht op schadeloosstelling.
  4. In geval van beëindiging van de Opdracht overeenkomstig paragraaf 1 of 2, vervalt de verantwoordelijkheid van het Kantoor voor het uitvoeren van procedurele handelingen en het betalen van taksen met betrekking tot de Opdracht onmiddellijk of desgevallend bij het einde van een door de Cliënt gegeven opzeggingstermijn, zonder dat het Kantoor aansprakelijk zal kunnen gesteld worden voor enig verlies van rechten in hoofde van de Cliënt als gevolg van het niet tijdig verrichten van een procedurele handeling of het niet tijdig betalen van een taks.
  5. In geval van beëindiging van de Opdracht overeenkomstig paragraaf 1 of 3 zal het Kantoor, na betaling door de Cliënt van alle nog niet betaalde werkzaamheden en kosten met betrekking tot de Opdrachten van de Cliënt, de nodige inspanningen doen om de relevante elementen uit het dossier over de Opdracht over te dragen aan een door de Cliënt aan te wijzen gemachtigde of kantoor. Deze bepaling doet echter geen afbreuk aan de eventueel toepasselijk deontologische verplichtingen van de betrokken Gemachtigden.
  6. Wanneer de Opdracht de aanvraag, registratie en/of instandhouding van een intellectueel-eigendomsrecht betreft, eindigt de Opdracht automatisch bij de definitieve weigering, herroeping, nietigverklaring, schrapping of het verval van het betrokken intellectueel-eigendomsrecht.
  7. Wanneer de Opdracht een studie, advies, of opinie betreft, eindigt de Opdracht bij de definitieve oplevering van de studie, het advies, of de opinie aan de Cliënt.
  8. Bij de beëindiging van de Opdracht blijven reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten verschuldigd.

Artikel 15. Toepasselijk recht en bevoegdheid

  1. Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
  2. De rechtbanken en hoven van het Koninkrijk België hebben internationale bevoegdheid. Geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen.